Удалённые работники, как правило, несут определенные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. В том числе - и в связи с использованием для этих целей личного имущества. Может ли работодатель возместить своему работнику такие расходы? Какие проблемы при этом возникают? Если обратиться к cтатьям 188 и 310 Трудового кодекса РФ , то можно сделать вывод о том, что стороны трудового договора имеют полное право самостоятельно определять порядок возмещения подобных расходов работника. Причём размер компенсации должен соответствовать степени износа имущества, находящегося в собственности работника. Правительство РФ в своём делает одно исключения из этого правила: это амортизация автомобиля работника. Если же стороны трудового договора решают закрепить в этом документе иные основания для возмещения расходов работника, то в соответствии с письмами и Минфина России от 11.04.13 № 03-04-06/11996 потребуется наличие соответствующих документов, которые подтвердят наличие износа имущества, но (внимание!) с дифференциацией степени износа для использования имущества в трудовых и личных целях. Таким образом, налоговики получают определённые возможности для того, чтобы оспорить подобные компенсации. Спорными могут стать те расходы работника, которые сложно дифференцировать по их целям: отделить износ в результате использования имущества для личных нужд от износа при исполнении его хозяином своих профессиональных обязанностей. Например, любой работник может использовать доступ в Интернет как в личных целях, так и для профессиональной деятельности. А пропорцию его использования для тех или иных нужд установить бывает непросто и, соответственно, возникают вопросы по оплате таких расходов.
"Удаленность" и "обособленность" - это одно и то же?
Для целей налогообложения может иметь значение, где трудится работник, можно ли считать место выполнения им своих трудовых обязанностей обособленным подразделение предприятия? По общему правилу удалённое рабочее место структурным подразделением считать нельзя. закрепляет требования, которые предъявляются к стационарному рабочему месту. В случае удалённой работы стационарное место отсутствует. А если отсутствует рабочее место - то, стало быть, отсутствует и отдельное место работы. О том же, но другими словами говорится и в п.2 ст.11 Налогового кодекса РФ . Там сказано, что в обособленном подразделении должна осуществляться деятельность организации. Работа отдельно взятого надомника этому определению не соответствует. Но имеется одно исключение, которое вытекает из писем Минфина России (от 23.05.13 № 03-02-07/1/18299 и от 18.03.13 № 03-02-07/1/8192), и подтверждается судебной практикой: местоположение осуществления трудовой деятельности на удалённом доступе (труда надомника) может в некоторых случаях признаваться обособленным подразделением организации, если работодатель создает для таких работников стационарные рабочие места на срок не менее месяца.Надомник в офисе - это командировка?
Работник, исполняющий свои обязанности дистанционно, посетил в связи с исполнением трудовой функции офис своего работодателя. Можно ли говорить о том, что он находится в командировке и, соответственно, оплатить ему командировочные расходы? Минфин России неоднократно (см. письма от 01.08.13 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.13 № 03-03-06/1/31945, от 14.04.14 № 03-03-06/1/16788) давал легальное толкование cтатей , , и 312.1 Трудового кодекса РФ . В этих документах прямо указано на то, что все гарантии трудового законодательства, в том числе и связанные с пребыванием работника в командировке, включая возмещение понесённых им в связи с поездкой расходов, таких, как проезд и проживание, а также суточные, распространяются и на тех, кто исполняет свою трудовую функцию дистанционно, на удаленке, при надомном способе выполнения обязанностей, закреплённых в трудовом договоре. В то же время, существует коллизия трудового законодательства, которая возникает при толковании положений ст. 209 Трудового кодекса РФ . Налоговые органы иногда считают, что, поскольку рабочим местом надомника может считаться место его жительства (а для тех, кто трудится дистанционно, место работы вообще может не фигурировать в трудовом договоре), то и оплата расходов в связи с поездкой в головной офис и проживанием в чужой местности может производиться в соответствии с положениями статьи 188 Трудового кодекса , но не как оплата расходов командированного сотрудника. В тех случаях, когда место дистанционной работы и расположение головного офиса совпадают в пределах одного населенного пункта - такая точка зрения, скорее всего, будет поддержана в спорном случае судом.Как правильно учитывать результаты удаленной работы в качестве расходов в форме зарплаты
На этот счёт имеются две полярные точки зрения, поскольку имеется определенная конкуренция норм трудового и налогового законодательства. Обозначим обе позиции, которые могут стать основанием для разрешения споров в судебном порядке. Одним из ключевых принципов трудового законодательства является запрет на дискриминацию отдельных категорий работников. То есть от дистанционных сотрудников организации нельзя требовать того, что запрещено в отношении офисных работников. А особенности условий труда работников "на удаленке" закреплены Трудовым кодексом РФ. Выход за эти рамки и будет означать дискриминацию.Cтатья 312 ТК РФ. Общие положения (извлечение) Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Общее правило гласит, что подтверждением расходов, понесенных работодателем на оплату труда работников, являются соответствующие положения трудовых договоров и должностных инструкций. Следовательно - никаких дополнительных отчётов, иных доказательств выполнения работником своих трудовых обязанностей. По этому поводу имеется и судебная практика (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.04.13 № А13-6626/2012). В то же время, п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ гласит, что расходы (в том числе и по выплате зарплаты) нуждаются в документальном подтверждении. В отношении офисных работников таким подтверждением являются данные кадрового учёта, в том числе и о том, какое время фактически отработано человеком. И установленное в ст. 312.4 Трудового кодекса РФ право самостоятельного определения режима рабочего времени для тех, кто работает удалённо, отнюдь не отменяет обязанностей работодателя по учету фактически отработанного времени. Раз для "удалёнщиков" нет соответствующих данных - будьте любезны, представьте иные доказательства. Никакой дискриминации, а только вынужденное отражение специфики подобной разновидности трудовых отношений. Одним из способов решения этой проблемы является закрепление прямо в трудовом договоре способов учёта отработанного времени. В качестве таких способов можно использовать распечатки контрольных телефонных переговоров. Дело это не хлопотное, зато поможет в будущем избавить работодателя от ненужных споров с налоговыми органами.
Если на работу в организацию принимается сотрудник, который будет трудиться удаленно, то есть, работать вне офиса фирмы, то оформить трудовые отношения с ним можно двумя способами. Это может быть заключение трудового договора о дистанционной или надомной работе. Подробнее различия двух этих видов занятости для сотрудников «на удалёнке» рассмотрим в нашей статье.
Дистанционная и надомная работа: различия, сходства, требования законодательства
Сегодня все больше работников «уходят в онлайн» и начинают трудиться дистанционно через Интернет. Web-дизайнеры, копирайтеры, менеджеры, программисты, консультанты и представители многих других специальностей получили сегодня возможность работать не выходя из дома и находясь в любой точке мира.
Для работодателей же оформление таких сотрудников «на удаленке» имеет ряд значимых преимуществ. К примеру, отпадает необходимость снимать офис для того, чтобы держать штат сотрудников, покупать офисную мебель, оргтехнику, оплачивать коммунальные услуги и уплачивать налоговые взносы. Сегодня представители многих профессий могут попросту трудиться дистанционно, но при этом официально числиться в штате фирмы.
Понятие «надомная работа» существовало в Трудовом кодексе страны долгое время, но весной 2013 года в силу вступил Федеральный закон №60-ФЗ, который внес изменения в отдельные законодательные акты Российской Федерации. В частности, Трудовой кодекс РФ был дополнен главой 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Тем самым было введено новое понятие «дистанционный труд». Дистанционный труд имеет ряд юридических особенностей и важных отличий от надомной работы. Рассмотрим их в таблице.
|
Характеристика/ |
Дистанционная работа |
Надомная работа |
|
Определение понятия |
Дистанционные работники – это лица, заключившие с работодателем трудовой договор о дистанционной работе. Дистанционная работа – это выполнение работником определенной трудовым договором функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использовании для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работником и работодателем информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет» (ст. 312.1 ТК РФ). |
Надомные работники – это лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому. Работа выполняется из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделит работнику работодатель или которые работник купит самостоятельно за свой счет. (ст. 310 ТК РФ). |
|
Деятельность |
Дистанционные работники, как правило, занимаются творческим трудом или интеллектуальной деятельностью. Дистанционно могут работать дизайнеры, журналисты, копирайтеры, программисты, бухгалтеры и т.д. |
Надомные работники занимаются производством той или иной продукции на дому, то есть, ручной работой. На дому, к примеру, могут работать швеи, упаковщики, сборщики авторучек и т.д. |
|
Режим работы |
Если в трудовом договоре о дистанционной работе не оговорено конкретное время работы дистанционного работника фирмы, то устанавливать время и режим труда он в праве самостоятельно. (статья 312.4 ТК РФ). В то же время, работодатель имеет право вести учет отработанного дистанционным работником времени, может вестись табель учета рабочего времени на основании отчета дистанционного работника. |
Надомные работники не подчиняются режиму работы и отдыха, установленной в организации, а свои трудовые функции они в праве выполнять в любое удобное для них время. То есть, режим работы надомные работники устанавливают самостоятельно. Это возможно потому, что заработная плата зависит от объема выполненной работы, сдачи в срок готовой продукции, а не от количества отработанного времени. |
|
Место работы |
Дистанционная работа осуществляется вне места нахождения работодателя, филиала, отделения, представительства, обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, который находится под контролем работодателя. То есть, работать дистанционный работник может из любой точки мира, дома или на улице – не имеет значения. Единственным условием осуществлением дистанционной работы является наличие сети Интернет. |
Надомная работа, как видно из названия, осуществляется на дому. |
|
Аттестация рабочих мест |
Работодатель не обязан заниматься аттестацией рабочих мест своих дистанционных сотрудников. (Статья 312.3 ТК РФ) |
Работодатель обязан аттестовывать рабочие места надомных работников, т.к. на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. (ст. 310 и 212 ТК РФ) |
|
Обеспечение работников средствами труда |
Дистанционный работник, как правило, самостоятельно обеспечивает себя необходимой оргтехникой на своем рабочем месте. В то же время в трудовом договоре с дистанционным работником должны быть отражены такие аспекты, как: порядок и сроки обеспечения необходимым оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации (если в них возникает потребность у сотрудника для выполнения работы). При необходимости средства труда и другое оборудование могут быть переданы работодателем своему дистанционному работнику на правах аренды. |
Работа выполняется на дому из материалов с использованием инструментов, механизмов, которые были выделены работодателем или приобретены надомным работником за свой счет. Участвовать в выполнении работы, порученной надомнику, могут члены его семьи. При этом трудовых отношений между работодателем и членами семьи надомного работника не возникает. Трудовым договором с надомником определяется обеспечение его сырьем, необходимым для осуществления работ, материалами, полуфабрикатами, а также расчет за изготовленную продукцию, возмещение средств затраченных надомником на материалы, а также порядок и сроки вывоза готовых изделий. |
|
Компенсация за износ оборудования |
Размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащего им или взятого в аренду оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации определяется трудовым договором о дистанционной работе. (ст. 312.3 ТК РФ) |
В том случае, когда надомный сотрудник организации использует для работы свои собственные механизмы, устройства, оборудование и инструменты, то работодатель обязан выплачивать ему компенсацию за их износ. (ст. 310 ТК РФ). В трудовом договоре с надомным работником должны быть оговорены порядок, сроки выплаты компенсации, возмещения других расходов, связанных с выполнением работ на дому. |
|
Охрана труда работников |
В отношении своих дистанционных работников работодатель обязан вести расследование и учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний; выполнять предписания государственных органов, осуществляющих надзор в сфере труда; осуществлять обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; знакомить работников с требованиями охраны труда. (ст. 312.3 ТК РФ). Другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда на работодателя распространяются только в том случае, если они прописаны в трудовом договоре о дистанционной работе. |
Работнику, выполняющему работу на дому работодатель обязан обеспечивать условия и охрану труда в полном объеме и так же, как и любому другому сотруднику организации. Данное требование предусмотрено в статье 212 ТК РФ «Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда». Также необходимо помнить, что работы, поручаемые надомным сотрудникам фирмы, не могут быть противопоказанными им по состоянию здоровья, а выполняться все виды надомных работ должны только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда (ст. 311 ТК РФ). |
|
Документооборот |
Между работодателем и дистанционным работником может осуществляться как бумажный, так и электронный документооборот. В тех случаях, когда при приеме на работу дистанционный работник должен быть в письменной форме под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами фирмы, приказами работодателя, распоряжениями, уведомлениями, требованиями, то дистанционный работник имеет право ознакомиться с ними путем электронного документооборота, а также использовать для подписания необходимых документов свою усиленную квалифицированную электронную подпись. Для устройства на работу дистанционный работник может направлять работодателю документы или лично, или по электронной почте. То есть, трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен через сеть Интернет, а заверенную его копию работодатель должен выслать своему работнику по почте заказным письмом с уведомлением в течение трех дней (ст. 312.2 ТК РФ). Все необходимые работодателю документы для оформления трудового договора с дистанционным работником могут быть отправлены ему заказным письмом с уведомлением. |
Все документы, необходимые для трудоустройства надомного работника сотрудник доставляет работодателю лично и в распечатанном виде. В офисе организации надомный работник должен ознакомиться под роспись с документами, нормативными актами, должностными обязанностями, коллективным договором. Трудовой договор с надомным работником заключается только в письменном виде, а в самом договоре в обязательном порядке должен быть указан характер труда – «Работа на дому». При работе на дому все документы между работодателем и сотрудником передаются на бумажном носителе. |
|
Запись в трудовую книжку |
Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку сотрудника по соглашению сторон. |
Запись о работе в трудовую книжку надомного работника делается такая же, как и для всех других «Не надомных» работников фирмы. При этом никаких специальных пояснений и уточнений о том, что работник будет исполнять свои обязанности на дому вносить не нужно. |
|
Расторжение трудового договора |
Трудовой кодекс позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор со своим дистанционным работником на расстоянии, то есть его личное присутствие не обязательно. Для этого на электронную почту работника необходимо выслать приказ об увольнении. После того, как дистанционный работник заверит приказ своей электронной подписью, он должен выслать документ обратно своему работодателю. Заверенная копия приказа должна быть выслана дистанционному работнику заказным письмом с уведомлением (ст. 312.5 ТК РФ). Далее работнику должен быть произведен полный денежный расчёт. Уволен дистанционный работник может быть на общих основаниях, предусмотренных в статье 77 ТК РФ, так и на других специальных основаниях, предусмотренных в его трудовом договоре. |
Основания для расторжения трудового договора с надомным работником должны быть предусмотрены в его трудовом договоре. (ст. 312 ТК РФ). В целом же, трудовые отношения с надомным работником, как и с любой другой категорией работников, могут быть прекращены в соответствии с причинами, предусмотренными в статье 77 ТК РФ. При расторжении трудового договора обязательно личное присутствие работника, а также его личное подписание всех документов. При увольнении надомного работника работодатель обязан придерживаться общего порядка в соответствии с Трудовым кодексом страны. |
В целом же, специалисты отмечают, что работодатель в праве самостоятельно выбрать вариант оформления трудовых отношений со своим удаленным работником в зависимости от специфики его работы в каждом конкретном случае. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы для работодателя. Но есть некоторые моменты, на которые работодателям стоит обратить внимание при оформлении трудовых отношений с удаленными сотрудниками.
Важно помнить!
Многие работодатели задаются вопросом: является ли место, где осуществляет свою трудовую деятельность дистанционный работник, обособленным структурным подразделением организации? Этот вопрос важен в первую очередь потому, что в связи с возникновением обособленного структурного подразделения у работодателя появляется новая обязанность по уплате налогов и постановки на учет в налоговых органах такого подразделения. В соответствии с Налоговым кодексом страны, по месту нахождения обособленного структурного подразделения должны быть созданы стационарные рабочие места. Рабочее место является стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Но является ли рабочее место дистанционного работника стационарным?
Исходя из определения, данного в статье 312.1 Трудового кодекса страны, дистанционная работа не имеет признаков работы обособленного подразделения организации, а значит заключение с работником договора о дистанционной работе не приводит к возникновению обособленного подразделения. Следовательно, регистрировать дистанционного работника в качестве обособленного структурного подразделения фирмы в налоговых органах не нужно.
Удаленные сотрудники , работающие дистанционно, сегодня уже далеко не редкость. Сейчас далеко не всегда нужно находиться в офисе для того, чтобы исполнять свои трудовые обязанности. Пойдя навстречу прогрессу, законодатели внесли изменения в ТК РФ, касающиеся дистанционных работников (фрилансеров).
В статье ниже разберемся, какие существуют особенности учета взаимоотношений с дистанционными работниками, как составить с ними трудовой договор, образец договора с удаленным работником можно скачать в данной статье ниже.
Кому выгодна дистанционная работа?
Удаленная работа – мечта любого работника, ведь можно дома, в комфортной обстановке выполнять трудовые обязанности и получать за них оплату. Не нужно вставать утром рано, в любую погоду ехать, стоять в пробках, тратить свое время.
Удобно ли это работодателю?
Безусловно, работодателю также выгодно иметь дистанционного работника. Это заметно сокращает расходы на персонал, на организацию рабочего места, покупку техники и мебели для него.
Особенности дистанционное работы заключаются в том, что работник и работодатель могут находиться в разных населенных пунктах, городах и даже странах. Можно подобрать действительно грамотного специалиста.
Однако, это несет с собой более ответственный подход работодателя к поиску подходящего персонала. Далеко не каждый сможет обеспечить необходимую работоспособность в домашней обстановке.
Федеральный закон от 05 апреля 2013 года №60-ФЗ внес в ТК РФ дополнительную главу 49.1, которая регулирует труд дистанционных работников.
Данная глава закрепляет такое понятие, как «дистанционная работа» и «дистанционный работник».
Дистанционная работа – это выполнение трудовых обязанностей вне места нахождения работодателя.
Удаленный работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом, а связь с работодателем поддерживает с помощью телефона, интернета, почты.
Трудовой договор с удаленным работником
Глава 49.1 Трудового кодекса дает возможность заключать с дистанционным работником трудовой договор в электронном виде.
Текст трудового договора должен включать в себя характер дистанционной работы, то есть должно быть указано, что работник должен выполнять свои трудовые обязанности вне территории работодателя.
Согласно ст.57 должен быть указан адрес рабочего места, это может быть домашний адрес или любой другое место, где удаленный сотрудник планирует исполнять свои трудовые обязанности.
Продолжительность рабочей недели для дистанционных работник такая же, как и для обычных, то есть 40-часовая рабочая неделя в стандартном случае. Все отклонения от стандартной рабочей недели должны быть зафиксированы в договоре.
Какую еще информацию нужно включить в трудовой договор:
- Особенности трудового распорядка;
- Обеспечение ресурсами для работы. Вариантов тут несколько: работник обеспечивает себя всем сам, работодатель предоставляет работнику свои ресурсы, работодатель оплачивает работнику затраты на ресурсы (оплата покупки компьютера, аренды офиса, оплата сотовой связи, интернета, возмещение расходов на ГСМ, амортизацию автомобиля, компьютера и прочей используемой для выполнения трудовых обязанностей техники);
- Особенности подачи отчетов о проделанной работе работодателю (через телефон, скайп, электронную почту, в каком виде, с какой периодичностью).
Если на дистанционную работу нужно перевести работающих сотрудников, то сделать это можно с помощью оформления дополнительного соглашения к существующему трудовому договору, в котором изложить изменения характера труда и день, с которого вступают в силу эти изменения.
Если удаленного работнику нужно направить в другой населенный пункт для выполнения задания, связанного с деятельностью организации (в служебную командировку), то работодатель оформляет те же документы, что и в отношение направлении в командировку обычных работников. Об оформлении служебной командировки читайте .
Все командировочные расходы удаленных работников учитываются стандартным образом.
Развитие техники и средств связи привели к тому, что у многих работников пропала необходимость находиться в офисе для исполнения трудовой функции. Так, вне офиса вполне могут работать юристы, бухгалтеры, дизайнеры, айтишники и даже специалисты отдела продаж, если используется телемаркетинг. Не так давно этот факт признали и законодатели, закрепив определенные правила для удаленной работы в Трудовом кодексе. Как правильно оформлять таких сотрудников? Можно ли перевести на «дистанционку» действующих работников? На какие «подводные камни» может наткнуться бухгалтер в связи с удаленной работой сотрудников? На эти и другие вопросы мы ответим в настоящей статье.
В чем выгода
Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.
Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы. Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой , посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.
В чем отличие от надомной работы
Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.
Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера. Такой вывод следует уже из определения, данного в ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е. речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.
Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.
Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию. При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета ( ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.
Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.
Как правильно составить договор
Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы. Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует ТК РФ. Требуется указать и режим работы, так как ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает. Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».
Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка ( ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».
В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет». А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения». Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета. Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».
Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.
Что писать в Табеле учета рабочего времени
Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.
Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно. В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см. ниже вопрос про компенсации).
Перевести работника на «дистанционку»
На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше. Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.
«Дистанционная» командировка
Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику. Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы. Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?
В силу НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.
Регистрировать ли обособленное подразделение
Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения. Ведь в Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.
Учет компенсаций
Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы. Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования. Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает ТК РФ в отношении обычных работников.
Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.
По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход. Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно. Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.
В последнее время все более распространенной формой занятости становится удаленная работа, при которой работодатель и наемный сотрудник поддерживают контакт на расстоянии друг от друга, а передача технических заданий, результатов работы, а зачастую, и оплаты производится с помощью платежей через интернет.
Впервые концепция удаленной занятости была применена в 1970-х годах в США. Появление интернета способствовало увеличению количества персонала, выполняющего работу на расстоянии.
Сегодня многие ошибочно полагают, что удаленные сотрудники и фрилансеры - это одно и то же.
На самом деле, фрилансер де-факто является индивидуальным предпринимателем: он сам обеспечивает себя работой, взаимодействуя при этом с несколькими работодателями, сам производит оплату налогов и отчислений в пенсионный фонд.
Удаленный же сотрудник входит в штат конкретного предприятия или компании, а отношения его с работодателем регулируются . «Удаленщик» подчиняется конкретному руководителю и выполняет его распоряжения, получает оговоренный в оклад. Работодатель также производит все необходимые фондовые отчисления из заработной платы. От других работников компании удаленный сотрудник отличается лишь тем, что территориально не находится в офисе.
Официальное оформление трудовых отношений имеет множество преимуществ. В первую очередь это полностью легальные доходы, социальная защищенность и гарантированное получение страховых выплат. Удаленный работник, основываясь на трудовой договор, может отстоять свои интересы в возникающих спорных ситуациях.
Официальное оформление удаленной работы
В начале 2013 года в Трудовом Кодексе РФ появилась дополнительная Глава 49.1 об особенностях регулирования труда удаленных сотрудников. В статьях данной главы подробно описан механизм трудоустройства работника на удаленном доступе.
Для официального оформления работника между ним и работодателем заключается трудовой договор, в котором прописаны права и обязанности обеих сторон. Этот же документ позволяет в официальном порядке решать все вопросы, возникающие в процессе трудовой деятельности. В законе также оговорено обязательное социальное и медицинское страхование сотрудников, выполняющих работу дистанционно.
Официальное оформление происходит следующим образом:
- Соискатель предоставляет нанимающей стороне стандартный набор документов при трудоустройстве: паспорт, документы о полученном образования, данные об индивидуальном лицевом счете и т.д. (в электронном или «бумажном» виде).
- Работодатель составляет и отправляет его соискателю для ознакомления.
- После согласования всех прописанных в договоре прав и обязанностей происходит заключение договора, при этом может быть использована электронная подпись.
После подписания документов официальным местом работы сотрудника считается местонахождение нанимающей стороны . При необходимости работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием или программным обеспечением, техническими средствами защиты информации.
В законе не прописано обязательное , поэтому этот момент оговаривается сторонами отдельно. Более подробно с положениями Трудового Кодекса, регулирующими дистанционное трудоустройство, можно ознакомиться в соответствующей главе .
Особенности заключении трудового договора
Так, в договоре может быть четко указано рабочее время. Это необходимо для и для того, чтобы работодатель мог без проблем связываться с работником в указанный промежуток времени. При этом график может совпадать с графиком работы компании или же отличаться от него, если сотрудник находится в другом часовом поясе.
Чтобы у работодателя не возникали подозрения о возможном срыве сроков или неправильном выполнении поставленной задачи, в договоре может быть оговорено периодическое предоставление отчета о проделанной работе.
В некоторых компаниях дистанционных сотрудников с целью вовлечения в рабочий процесс привлекают к проведению планерок и совещаний, как очно с прибытием «удаленщика» в офис, так и с применением средств видеосвязи. В договоре также может быть предусмотрено дополнительное дистанционное обучение.
В тех случаях, когда работодатель не предоставляет свою технику, программное обеспечение и другие технические средства для осуществления трудовой деятельности, в договоре могут быть прописаны размеры и порядок выплаты компенсации за амортизацию принадлежащего сотруднику оборудование.
Удаленный подбор персонала
Перед тем как начинать поиск дистанционного сотрудника, следует четко определиться с перечнем требований к соискателю и обозначить обязанности, которые будут на него возложены в случае приема на работу.
Следующим этапом отбора является собеседование с соискателями. Оно может проходить в несколько этапов: выполнение тестового задания, экспресс-тестирование по телефону или видеособеседование.
В процессе проведения отбора следует учитывать специфику дистанционного взаимодействия с сотрудником и отсутствие полного контроля деятельности. В связи с этим, кроме общих требований, рекомендуется обсудить с кандидатом наличие у него таких качеств как способность к самоорганизации и самодисциплине, целеустремленность, ответственность.